Bij sommige organisaties gaat de invoering van het Real-Time Lokalisatie Systeem (RTLS) van een leien dakje. Bij andere organisaties vergt het nogal een inspanning om het project van de grond te laten komen. Inmiddels hebben we een aantal valkuilen kunnen ontdekken. Zo kun je voorbereid van start met een RTLS-pilot en hoef je niet zelf het wiel uit te vinden!
In de beginfase starten vrijwel alle organisaties met wat wij noemen een technische pilot. Hierbij wordt beoordeeld of de technologie op de locatie voldoende is, of een Bluetooth Low Energy (BLE)-netwerk kan worden opgezet en of de dekking zodanig is dat lokalisatie tot op kamerniveau mogelijk is. Daarnaast wordt gekeken naar de geschiktheid van tags voor verschillende soorten apparatuur en of de applicatie op telefoons of tablets gebruikersvriendelijk genoeg is.
Vaak wordt er gewerkt met een kleine groep medewerkers die enthousiast zijn om met technologie aan de slag te gaan. Vanuit SilverCloud zorgen wij ervoor dat het technische aspect en de kamerniveau lokalisatie altijd goed functioneren. Klantenervaringen getuigen van een betrouwbaarheid van meer dan 95% dat de assets correct worden gelokaliseerd. De technische pilot is bijna altijd succesvol, maar de cruciale vraag is of de behaalde tijdsbesparing en besparingen op inkoop van hulpmiddelen de investering rechtvaardigt.
Waar gaat het (potentieel) mis? Er zijn drie basisredenen die met elkaar verbonden zijn.
Selectieve focus op hulpmiddelen
Vaak wordt alleen gekeken naar bepaalde kostbare hulpmiddelen, zoals bladderscanners, tilliften en Steady’s, omdat deze relatief kostbaar zijn. Dit resulteert in medewerkers die de nieuwe zoekapplicatie gebruiken voor die specifieke hulpmiddelen en andere hulpmiddelen, zoals een bloeddrukmeter, nog op de ouderwetse manier zoeken. Het gevolg is dat de app uiteindelijk minder wordt gebruikt dan bedoeld omdat het te omslachtig is eerst na te moeten denken of een hulpmiddel wel in de applicatie is opgenomen. De applicatie moet een strategisch instrument worden dat universeel is, altijd de juiste informatie biedt en eenvoudig in gebruik is, geen optioneel hulpmiddel.
Onderontwikkeling van hulpmiddelenbeheer
Het beheren van de locatie van hulpmiddelen wordt waardevoller wanneer het wordt geïntegreerd in de bredere strategie voor hulpmiddelenbeheer. Denk aan aanschaf, opslag, logistiek, onderhoud en verwijdering, zowel centraal als decentraal. Integratie van het assetbeheersysteem, zoals Topdesk of Ultimo, met de nieuwe mogelijkheden van RTLS resulteert in een holistische aanpak: 1+1=3.
Te veel focus op zoekwinst
Zoektijdbesparing is inderdaad een groot voordeel, maar het is slechts het topje van de ijsberg. RTLS biedt ook voordelen op het gebied van optimalisatie van onderhoud, inzicht in het gebruik van hulpmiddelen, inkoopbesparingen, en alarmeringen bij verlies of verlaten van specifieke zones. Door de inzet van hulpmiddelen te begrijpen, verzamel je strategische informatie voor kwaliteitswinst en kostenbesparing.
Met de keuze voor RTLS maakt je dus niet alleen een directe stap naar minder zoeken en tijdsbesparing, maar het biedt ook een raamwerk om verder te kijken naar zowel kwaliteitsverbeteringen als kostenbesparingen. Een strategische keuze die zowel directe voordelen oplevert als een fundament biedt voor een diepgaande analyse van de zorgprocessen.
Ook (goed voorbereid) aan de slag met je eigen pilot? Neem contact met ons op om de mogelijkheden te bespreken.