Met 11 locaties is Argos Zorggroep een grote zorgorganisatie in de regio Rotterdam. De organisatie combineert traditionele zorg met innovatie, waarbij technologie en taakverlichting voor medewerkers centraal staan om zo toekomstbestendige zorg te garanderen. Een van die innovaties is het realtime lokaliseren van hulpmiddelen met AssetGuard van SilverCloud Zorg IoT. Janneke Boevink, projectleider bij Argos Zorggroep, en Cassandra Ouwehand, ambulant verpleegkundige bij verpleeghuis Breede Vliet in Hoogvliet, vertellen over hun ervaringen.
Veel tijd kwijt met zoeken
“Argos heeft een kopgroep innovatie – een groep medewerkers die meedenkt over innovatievraagstukken,” trapt Janneke af. “Een van de uitdagingen die zij signaleerden was dat medewerkers enorm veel tijd kwijt waren aan het zoeken naar spullen. Veel van onze huizen zijn groot en de materialen worden door meerdere mensen gebruikt.”
Om dit probleem in kaart te brengen, deed Argos een nulmeting bij verschillende locaties. “We kwamen tot de conclusie dat ongeveer een kwart van de werkbare tijd opgaat aan het zoeken van spullen,” zegt Janneke. “Dat is natuurlijk enorm zonde.”
Cassandra herkent dit probleem: “Breede Vliet is een flink verpleeghuis met 180 bewoners – het grootste huis van Argos. Als je een rondje door het huis moet lopen om iets te zoeken, ben je al snel een half uur tot drie kwartier verder. Alleen de boulevard hier is al 110 meter. Voorheen liepen medewerkers zich echt rot te zoeken door alle woonzorggroepen, kasten en noem maar op.”
Op zoek naar een oplossing
Argos besloot op zoek te gaan naar een oplossing en stelde een projectplan op voor Track & Trace. “Ik heb een aantal VVT-organisaties (Verpleeg- en Verzorgingshuizen en Thuiszorg) benaderd die hiermee bezig waren,” vertelt Janneke. “Een van de grote organisaties die destijds al best ver was, is Zorggroep Elde Maasduinen in Brabant. Zij zijn al een aantal jaar klant bij SilverCloud en hebben heel goed uit kunnen leggen wat voor meerwaarde AssetGuard Snelvinden voor hen had.”
Na een oriënterend gesprek met SilverCloud Zorg IoT besloot Argos in februari 2024 een pilot te starten bij Breede Vliet, die doorliep tot eind april 2024. De resultaten waren zo positief dat inmiddels is besloten om de oplossing uit te rollen naar drie nieuwe locaties.
Direct resultaat
“We zijn nu een jaar onderweg,” zegt Janneke. “We zien dat medewerkers minder tijd kwijt zijn aan zoeken en dit als heel positief ervaren. Breede Vliet is een van de nieuwste locaties van Argos, maar hier is vrij weinig bergruimte, met als gevolg dat de spullen niet per se op een vaste plek staan. Vandaar dat juist daar de meerwaarde zo groot is.”
Cassandra bevestigt dit: “Wat je nu merkt, is dat mensen even in de app kijken en dan gelijk de goede richting opgaan. Natuurlijk geven de sensoren niet op de centimeter nauwkeurig de plek aan, maar je loopt in elk geval niet naar de verkeerde kant van het huis. Dat geeft een stuk rust en vooral veel tijdwinst. Als je bijvoorbeeld een weegstoel nodig hebt, kijk je waar die staat en loop je er in één keer naartoe. Anders moesten er nog wel eens tien zorggroepen gebeld worden.”
Verandering vraagt tijd
Beiden zijn positief over de resultaten, maar benadrukken dat het belangrijk is je medewerkers mee te krijgen. “Het is toch een gedragsverandering,” legt Janneke uit. “Mensen zijn gewend om te gaan zoeken. Nu moeten ze aanleren dat ze de app erbij pakken en kijken waar iets staat, maar dat is vrij snel gemeengoed geworden. Je ziet dat medewerkers die het systeem een paar keer hebben gebruikt, niet meer zonder willen.”
Cassandra voegt toe: “In het begin waren er wat kinderziektes, zoals dat wel vaker gebeurt met technologie. Bepaalde sensoren lieten los. Maar dat is allemaal snel en goed opgepakt. Ik hoor niets meer en dat is een goed teken. Als iets niet werkt, hoor ik het meteen – maar het is de laatste tijd opvallend rustig. Dat betekent dat het systeem gewoon doet wat het moet doen.”
Tips voor andere organisaties
Toen er gevraagd werd naar tips voor andere organisaties, benadrukt Janneke het belang van het meenemen van teamleiders: “Bij Argos noemen we hen regisseurs. Zij zijn heel belangrijk omdat ze de directe koppeling zijn met de medewerkers die de app gebruiken. Zonder hun betrokkenheid en support is het moeilijk om een gedragsverandering op de werkvloer te realiseren.”
Daarnaast raadt ze aan een projectgroep op te stellen binnen elke locatie: “Zorg voor afgevaardigden van verschillende functies – iemand van de fysio of ergo, een helpende of verzorgende – zodat alle lagen en functies kunnen meepraten en meedenken, bijvoorbeeld over welke spullen je gaat taggen.”
Ook is het belangrijk om per locatie te bekijken wat de specifieke behoeften zijn. “We hadden in eerste instantie bedacht om overal dezelfde spullen te taggen, maar niet elk huis gebruikt dezelfde spullen,” vertelt Janneke. “Bovendien zijn niet overal de behoeften gelijk. We hebben nu gekozen om een aantal vaste materialen in alle huizen te taggen, zoals tilliften. Daarnaast heeft elke locatie nog een vrij deel om zelf in te vullen.”
Samenwerking
Over de samenwerking met SilverCloud Zorg IoT zijn zowel Janneke als Cassandra zeer te spreken. “Het contact is voornamelijk met Peter en Wim,” zegt Janneke. “Dat loopt heel soepel. Ze zijn altijd te bereiken en reageren snel. We zijn nu bezig met de implementatie in drie andere huizen en je merkt dat ze heel erg bereid zijn om mee te denken als we tegen dingen aanlopen.”
Naar meer efficiëntie en data-inzicht
Nu de basis met AssetGuard Snelvinden op meerdere locaties is gelegd, kijkt Argos al naar de volgende fase. “We zijn begonnen met het belangrijkste probleem: het vinden van hulpmiddelen,” besluit Janneke. “Maar SilverCloud heeft ons vanaf het begin laten zien dat er nog veel meer mogelijk is met de verzamelde data. We zijn al in gesprek over de volgende stap: geavanceerde rapportages om ons inkoopbeleid en de verdeling van hulpmiddelen te optimaliseren.”
“Door met SilverCloud in zee te gaan, hebben we niet alleen een product gekocht, maar zijn we met een partner in zee gegaan die met ons meedenkt over toekomstbestendige zorg. Ze begrijpen onze uitdagingen en komen proactief met oplossingen. Als we straks kunnen zien dat bepaalde hulpmiddelen op de ene locatie nauwelijks gebruikt worden, terwijl er op een andere locatie tekorten zijn, kunnen we veel gerichter inkopen en verdelen. Dat bespaart niet alleen zoektijd, maar ook aanschafkosten.”
Ook meer tijd overhouden voor goede zorg?
Argos Zorggroep is een van de vele zorgorganisaties die met AssetGuard Snelvinden aan de slag is gegaan om de werkdruk te verlagen en meer tijd over te houden voor wat echt belangrijk is: goede zorg voor de bewoners.
Wil je ook weten hoe SilverCloud Zorg IoT jouw zorgorganisatie kan helpen met het efficiënter inzetten van hulpmiddelen? Neem contact op voor meer informatie of een vrijblijvend gesprek.