We vertelden al eerder hoe belangrijk goed hulpmiddelen beheer is. En waarom het zo belangrijk is voor kwalitatief en efficiënt werk in de zorg. Toch kan het nog steeds best lastig zijn om vanaf nul te beginnen met een asset management systeem. Daarom helpen we je stap voor stap op weg.
Stap 1: Kies een stevig fundament
De basis van goed hulpmiddelenbeheer is een overkoepelend asset managementsysteem. Dit systeem vormt de centrale hub voor alle informatie over je medische apparatuur. Populaire keuzes zijn Topdesk, Ultimo en AFAS. Zorg dat je kiest voor een systeem dat aansluit bij de grootte en complexiteit van je zorginstelling.
Stap 2: Inventariseer en identificeer
Maak een complete inventaris van alle hulpmiddelen in je bezit. Noteer per hulpmiddel:
- Type: Wat is het precies (bed, infuuspomp, etc.)?
- Leverancier: Wie heeft het geleverd?
- Aanschaf of huur: Is het gekocht of geleased?
- Onderhoudscontract: Wie verzorgt het onderhoud?
Stap 3: Denk na over je werkprocessen
Hoe gaan medewerkers om met de hulpmiddelen? Documenteer deze werkwijze. Zo kan je registreren wanneer een thermometer kapot gaat of een tillift wordt besteld. Communiceer deze processen helder naar je medewerkers!
Stap 4: Haal data op bij leveranciers
Vraag alle leveranciers om gedetailleerde informatie over de door hen geleverde hulpmiddelen. Denk aan technische specificaties, onderhoudshistorie en garantietermijnen. Dit helpt je met het voorspellen onderhoud aan apparatuur en wanneer iets toe is aan vervanging. Hiermee bewaak je de kwaliteit van de zorg.
Stap 5: Voer alles handmatig in
Vooralsnog moet je alle verzamelde data handmatig invoeren in je asset managementsysteem. Na deze eerste handmatige investering, kun je processen automatiseren en systemen aan elkaar koppelen. Vraag bijvoorbeeld ook om een koppeling met de documentatie van leveranciers.
Stap 6: Houd alles consistent bij
Zorg ervoor dat alle mutaties en wijzigingen met betrekking tot je hulpmiddelen consistent worden bijgehouden in het systeem. Dit is cruciaal voor het behouden van een betrouwbaar overzicht.
Stap 7: Lokaliseer waar nodig
Niet alle hulpmiddelen hoeven te worden gelokaliseerd. Bepaal voor welke apparaten real-time locatiebepaling relevant is. Denk bijvoorbeeld aan dure en mobiele apparatuur zoals bedden in een ziekenhuis, hulpmiddelen die vaak nodig zijn zoals een bloeddrukmeter of apparatuur die niet van een bepaalde afdeling af mag.
Ben je benieuwd wat de mogelijkheden van realtime lokalisatie voor jouw zorginstelling zijn? Wij adviseren je graag en helpen je bij het opzetten van een pilot. Neem contact met ons op, wij staan voor je klaar.