Het snel vinden van essentiële zorghulpmiddelen is een uitdaging in de zorgsector. Dit was ook het geval bij Zorggroep Elde Maasduinen. Het innovatieteam van ZGEM ging aan de slag met het zoeken en vinden van een passende oplossing.
De zoektocht naar efficiëntie
Er werd bij ZGEM met verschillende oplossingen geëxperimenteerd, zoals Tile’s en een oplossing op basis van Wifi. Al snel bleek een BLE (Bluetooth Low Energy) oplossing van Blyott de beste optie. Hoewel de infrastructuur in eerste instantie onvoldoende was, was de potentie van deze technologie direct duidelijk. Na een succesvolle test, werd er onlangs groen licht gegeven voor grootschalige implementatie over alle locaties van ZGEM.
Deze implementatie is uitgevoerd in een aantal stappen
Stap 1: Inventarisatie
Als eerst werd er een inventarisatie gemaakt van de hulpmiddelen waar veel zoektijd in ging zitten en hulpmiddelen die kostbaar zijn. Hieruit kwamen twee zoekopdrachten voort: veel zoekacties met weinig zoektijd en zoekacties met weinig frequentie maar lange zoektijd. Hierin werd gekeken naar zorghulpmiddelen die duur zijn in aanschaf zoals welzijnshulpmiddelen en hoe deze producten werden ingezet.
De uitdaging was om 1700 tags toe te voegen aan verschillende soorten hulpmiddelen, waaronder tilbanden, welzijnshulpmiddelen, meetapparatuur voor vitale functies en aantrekhulpmiddelen voor steunkousen.
Stap 2: Hulpmiddelen voorzien van tags
Om het zorgpersoneel niet extra te belasten, werd ervoor gekozen om studenten in te zetten voor de grootschalige uitrol van de tags. Acht studenten werden ingezet om alle locaties, kasten en bergruimtes te doorlopen en alle benodigde producten van tags te voorzien. Deze operatie vond plaats in de zomer, toen de studenten beschikbaar waren, waardoor een aanzienlijke hoeveelheid werk in één keer verzet kon worden.
Stap 3: Leermomenten
Tijdens de opschaling na de pilot, werden een aantal leermomenten duidelijk. Zo waren niet alle processen volledig op orde. Er kwamen bijvoorbeeld alweer nieuwe hulpmiddelen op locaties binnen die in gebruik werden genomen zonder dat ze van tags waren voorzien. Het is van cruciaal belang om de processen te stroomlijnen en ervoor te zorgen dat nieuwe producten en defecte hulpmiddelen direct worden geregistreerd, afgemeld en getagd.
Stap 4: Adoptie
Bij de adoptie van de tags was Alexander Everling als zorgtechnoloog constant zichtbaar en aanwezig op de vloer. Hierdoor konden medewerkers met al hun vragen over de tags en nieuwe techniek direct terecht. Doordat Alexander vanwege zijn verpleegkundige achtergrond kon bijspringen in de zorg, kregen medewerkers meer ruimte om te wennen aan de nieuwe technologie.
Stap 5: Directe inzichten
Het plaatsen van de 1700 tags leverde direct een aantal belangrijke inzichten op. Zo is er nu binnen de organisatie van ZGEM een groter bewustzijn over de beschikbaarheid en verdeling van hulpmiddelen. Hierdoor kunnen overtollige hulpmiddelen worden teruggestuurd naar de opslag voor algemeen gebruik.
Ook werd duidelijk dat medewerkers de oplossing omarmden. De directe voordelen, zoals de mogelijkheid om snel benodigdheden te vinden, leverden direct meerwaarde. Een belangrijk aspect van het succes van de implementatie is het betrekken van het zorgpersoneel en hen actief te ondersteunen bij het gebruik van de nieuwe technologie.
Aanbevelingen voor Zorgorganisaties
De ervaringen van ZGEM zijn onder te verdelen in een paar praktische tips voor andere zorgorganisaties die overwegen om Real-Time Lokalisatie Systemen (RTLS) te implementeren:
- Optimaliseer interne processen: Zorg ervoor dat de interne processen goed zijn doordacht en dat er een duidelijk beleid is voor het taggen van nieuwe producten en het verwijderen van tags van defecte items.
- Creëer een multidisciplinair team: Het opzetten van een werkgroep met vertegenwoordiging van verschillende afdelingen is cruciaal voor het succes van het project.
- Betrek het zorgpersoneel actief: Zorg ervoor dat het zorgpersoneel meerwaarde ziet en ervaart van nieuwe zorgtechnologie zoals asset tracking.
- Kies een betrouwbare partner: Selecteer een systeemintegrator zoals SilverCloud die de nodige expertise en ondersteuning kan bieden en kennis en kunde bij een partij ligt en je hierdoor één aanspreekpunt hebt als zorgorganisatie.
Deze blog is gebaseerd op een gesprek met Alexander Everling en Wiebe de Vries van Zorggroep Elde Maasduinen.
Heeft u zich al aangemeld voor ons webinar “Realtime Lokalisatie: Wat kan het voor u toevoegen?”. Dit webinar vindt plaats op 7 november 2023 om 10:00u. Nog niet aangemeld? Dit kunt u alsnog doen op de volgende pagina: www.silvercloudzorgiot.nl/aanmelden-webinar/